Documentos Necessários para Auditar o Novo Simples Nacional na Reforma Tributária

Para auditar o enquadramento de uma empresa no Novo Simples Nacional (LC 123/2006 atualizada pela EC 132/2023 e LC 214/2025), é necessário reunir os extratos do PGDAS-D dos últimos 12 meses, a folha de salários e pró-labore no eSocial/DCTFWeb (cálculo do Fator R), os arquivos XML de notas fiscais de compras e vendas B2B/B2C, a DEFIS e o Contrato Social consolidado com a matriz de CNAEs.

Relação Completa de Documentos Contábeis e Fiscais para a Auditoria do Simples

Uma auditoria jurídica e tributária do Simples Nacional não pode basear-se apenas no faturamento mensal estimado. Para simular com exatidão matemática o custo tributário da empresa e o impacto da Reforma Tributária (IBS e CBS), o empresário deve fornecer: 1) Extratos completos do PGDAS-D dos últimos 12 meses de apuração; 2) Recibos de entrega da DEFIS e balancetes contábeis assinados; 3) Relatórios analíticos de folha de pagamento, pró-labore, FGTS e CPP extraídos do eSocial e DCTFWeb; e 4) Última alteração contratual consolidada e Cartão CNPJ para conferência de CNAEs primários e secundários.

Auditoria de Notas Fiscais (XML) para Segregação de Receitas e Créditos de IBS/CBS

O segundo bloco documental compreende os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e, NFC-e e NFS-e Padrão Nacional) de entrada e saída. No comércio (farmácias, autopeças, cosméticos, bebidas e supermercados), a leitura linha a linha dos códigos NCM e CFOP permite segregar receitas sujeitas ao PIS/Cofins monofásico e ao ICMS-ST, eliminando bitributação e recuperando valores pagos a maior nos últimos 60 meses. Já nas vendas para pessoas jurídicas (B2B), o cruzamento de notas revela quanto de crédito de IBS e CBS seus clientes exigirão a partir de 2026/2027.

Relatório Diagnóstico do e-CAC, Sublimites Estaduais e Prevenção de Exclusão

Por fim, a auditoria documental inclui o Relatório de Situação Fiscal completo do portal e-CAC da Receita Federal, da PGFN e das Secretarias de Fazenda Estadual e Municipal. Esse levantamento identifica divergências entre o valor declarado no PGDAS-D e o movimento financeiro informado pelas operadoras de cartão e PIX (DIMP/e-Financeira), além de monitorar o sublimite estadual de R$ 3,6 milhões e estruturar defesas tempestivas ou transações tributárias antes da perda do regime.

Com o dossiê documental completo em mãos, a consultoria tributária elabora um parecer comparativo demonstrando lado a lado a carga efetiva no Simples Nacional Tradicional (DAS único), no Simples Híbrido (recolhimento por fora de IBS e CBS com transferência integral de crédito) e no Lucro Presumido ou Real.

Organizar esses documentos semestralmente transforma a contabilidade em instrumento de proteção de margem e evita autuações retroativas de até 5 anos pelo Comitê Gestor do IBS e pela Receita Federal.