# Documentos Necessários para Auditar o Novo Simples Nacional e Fator R (2026) — Wesley Baptista Advogados
> Checklist técnico completo de documentos contábeis, fiscais e societários indispensáveis para revisar o enquadramento no Simples Nacional, auditar o Fator R (Anexo III vs V) e decidir sobre o regime híbrido de IBS/CBS.

- URL Canônica: https://wesleybaptista.adv.br/documentos-necessarios-auditar-novo-simples-nacional
- Especialista: Dr. Wesley Baptista (Advogado Estrategista — OAB/SP)
- WhatsApp Oficial: https://wa.me/5511984415883?text=Ol%C3%A1%2C%20Dr.%20Wesley.%20Vi%20o%20checklist%20de%20documentos%20para%20auditar%20o%20Novo%20Simples%20Nacional%20e%20gostaria%20de%20agendar%20uma%20revis%C3%A3o%20tribut%C3%A1ria%20da%20minha%20empresa.

## Roteiro Técnico para Reunião entre Diretoria, Jurídico e Contabilidade
Com o cruzamento eletrônico em tempo real da Receita Federal (e-Financeira, DIMP, NFS-e Nacional e eSocial) e o início da transição da Reforma Tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025), erros de classificação de CNAE, omissão de receitas ou desenquadramento involuntário do Fator R geram autuações retroativas de 5 anos e Termos de Exclusão do Simples Nacional.

## Principais Indicadores e Métricas
- **12 Meses:** Histórico de PGDAS-D e Folha para Cálculo do Fator R
- **28%:** Índice Mínimo da Folha para Anexo III (6%)
- **CNAE & Objeto:** Conformidade entre Contrato Social e NFS-e
- **5 Anos:** Prazo Decadencial para Revisão e Restituição de DAS

## Desenvolvimento e Análise Estratégica
### 1. Documentação Societária e Cadastral (Prevenção de CNAE Impeditivo)
O ponto de partida da auditoria jurídica é confrontar a última alteração consolidada do Contrato Social, o Cartão CNPJ e a Inscrição Municipal com as notas fiscais efetivamente emitidas. De acordo com o art. 17 da Lei Complementar nº 123/2006, a inclusão de apenas um CNAE secundário impeditivo — mesmo sem faturamento naquela atividade — fundamenta a emissão de Termo de Exclusão do Simples Nacional pela Receita Federal.

### 2. Extratos do PGDAS-D, DEFIS e Relatórios do e-CAC (Últimos 12 a 60 Meses)
Para verificar se a empresa pagou tributos a maior ou se está próxima do sublimite estadual (R$ 3,6 milhões) ou do teto global (R$ 4,8 milhões), são necessários os recibos e extratos completos do PGDAS-D dos últimos 12 meses, a última declaração DEFIS transmitida e o Relatório de Situação Fiscal do e-CAC. Na venda de mercadorias, essa análise identifica pagamentos indevidos de PIS/Cofins monofásico e ICMS-ST que podem ser restituídos em conta corrente em até 60 dias.

### 3. Folha de Pagamento, eSocial e Pró-Labore (Auditoria do Fator R)
Para prestadores de serviços sujeitos à regra do Fator R (art. 18, §§ 5º-J e 5º-M da LC 123/2006), é obrigatório reunir os resumos da folha de pagamento (eSocial/DCTFWeb), recibos de pró-labore dos sócios, guias de FGTS e comprovantes de efetivo desembolso bancário dos últimos 12 meses. A Receita Federal exige que o pró-labore e os salários tenham sido efetivamente pagos e recolhidos para computar no índice de 28% que reduz a alíquota de 15,5% (Anexo V) para 6% (Anexo III).

### 4. Relação de Clientes B2B vs. B2C e Matriz de Compras (Simulação do Novo Simples / IBS-CBS)
Sob a Lei Complementar nº 214/2025 e a EC 132/2023, empresas do Simples Nacional podem optar entre manter o recolhimento unificado no DAS ou recolher o IBS e a CBS pelo regime regular ('por fora') para transferir créditos integrais aos seus clientes pessoas jurídicas. Para simular qual opção preserva a margem de lucro, deve-se levantar o percentual de faturamento destinado a clientes B2B (Lucro Real/Presumido) e o volume mensal de compras de insumos tributados.

### Checklist Documental para Auditoria Segura do Simples Nacional (2026)
| Grupo Documental | Documentos Específicos Necessários | Finalidade Jurídica e Tributária |
| --- | --- | --- |
| Societário e Cadastral | Contrato Social consolidado, Cartão CNPJ e Ficha Cadastral Municipal | Auditoria de CNAEs impeditivos ou ambíguos (Anexos VI e VII da Resolução CGSN 140/2018) |
| Apuração Fiscal Mensal | Extratos detalhados do PGDAS-D (últimos 12 a 60 meses) e DEFIS | Verificação de alíquota efetiva, sublimite e recuperação de PIS/Cofins monofásico |
| Trabalhista e Pró-Labore | Relatórios do eSocial, DCTFWeb, FGTS e comprovantes bancários de pró-labore | Comprovação da trava de 28% do Fator R (enquadramento no Anexo III a 6%) |
| Comercial e Contratos | Amostra de XMLs de NF-e/NFS-e emitidas e contratos B2B vigentes | Simulação do regime híbrido de IBS/CBS e inclusão de cláusula de repactuação tributária |
| Regularidade Fiscal | Relatório de Situação Fiscal completo do e-CAC e Caixa Postal DTE-SN | Prevenção contra Termo de Exclusão do Simples Nacional por débitos em aberto |

## Plano de Ação e Implementação
- **1. Coleta Digital dos Extratos no e-CAC:** Exportar os PDFs de PGDAS-D, DEFIS, Situação Fiscal e Caixa Postal do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE-SN).
- **2. Cruzamento Jurídico de CNAEs e Fator R:** Validar se cada nota fiscal emitida corresponde ao anexo correto e se a folha atinge os 28% exigidos em lei.
- **3. Simulação Comparativa 2026-2027:** Comparar a carga tributária entre Simples Unificado, Simples Híbrido (IBS/CBS por fora) e Lucro Presumido.
- **4. Parecer de Adequação e Blindagem Fiscal:** Emitir plano de ação conjunto para a contabilidade com retificações, restituições administrativas e ajustes contratuais.

## Perguntas Frequentes (FAQ)
### Quais são os documentos principais para revisar o Simples Nacional da minha empresa?
Os 5 documentos essenciais são: 1) Contrato Social atualizado e Cartão CNPJ; 2) Extratos mensais do PGDAS-D dos últimos 12 meses; 3) Resumo da folha de pagamento e pró-labore no eSocial; 4) Relatório de Situação Fiscal do e-CAC; e 5) Relação de faturamento segregada entre clientes pessoas jurídicas (B2B) e pessoas físicas (B2C).

### A Receita Federal pode desconsiderar o pró-labore usado para atingir o Fator R de 28%?
Sim, caso o pró-labore tenha sido apenas declarado no eSocial sem a efetiva transferência bancária para o sócio ou sem o recolhimento da contribuição previdenciária (INSS) e IRRF correspondentes. Por isso os comprovantes financeiros integram a auditoria.

### É possível recuperar impostos pagos a mais no Simples Nacional durante a auditoria?
Sim. Empresas comerciais, farmácias, autopeças, mercados, bares e restaurantes frequentemente recolhem PIS/Cofins sobre produtos monofásicos ou ICMS-ST em duplicidade dentro do DAS. A auditoria dos XMLs dos últimos 60 meses permite solicitar a restituição administrativa eletrônica.

## Atendimento e Consultoria Individualizada
Para agendar uma análise técnica com o Dr. Wesley Baptista, acesse: https://wa.me/5511984415883